Office-Manager/-innen entlasten die Geschäftsleitung oder andere Führungsgremien von Routinearbeiten und unterstützen sie bei der Vorbereitung von Geschäftsvorhaben und Entscheidungen.
Ihr Arbeitsfeld liegt im Bereich koordinierender und organisatorischer Zentralaufgaben. Sie helfen bei Planungen, analysieren, erstellen Statistiken bzw. werten solche aus, assistieren bei der Ablaufabläufen und der Terminkoordination.
Office-Manager/-innen fungieren als "rechte Hand der Geschäftsleitung". Dazu benötigen sie gute „handwerklich“ Kenntnisse der modernen Kommunikationsmittel und der Software-Programme.
Dabei kann der Arbeitsalltag recht vielseitig sein; zwar ist der Hauptarbeitsplatz im Büro am Bildschirm, aber durch die Berührung mit so vielen betrieblichen Bereichen kommen Office-Manager/-innen mit vielen Mitarbeitern und Kunde/Lieferanten in Berührung.
Kenntnisse der bürowirtschaftlichen Abläufe, Datenverarbeitung, Textformulierung und Protokollführung sind Voraussetzungen für eine selbständige Arbeit.
Studien- und Prüfungsinhalte „Office-Manager/-in“
Büromanagement
1. Büro- und Arbeitsorganisation
1.1 Postbearbeitung
1.2 Terminplanung
1.3 Besprechungen und Konferenzen
1.4 Dienst- und Geschäftsreisen
1.5 Registratur
1.6 Bürogestaltung
2. Persönliche Arbeitstechniken
2.1 Selbstmanagement
2.2 Individuelle Arbeitsplanung
2.3 Zeitmanagement
2.4 Problemlösungstechniken
Informations- und Kommunikationssysteme / EDV
1. Hard- und Software
2. IT-Netze
3. IT-Standards im modernen Büro
4. Aktuelle Anwendungen
4.1 Textverarbeitung
4.2 Tabellenkalkulation
4.3 Grafik
4.4 Präsentation
4.5 Organizer/Terminmanager
4.6 Datenbanken
4.7 Internet/Intranet
5. Datenschutz und Datensicherheit
5.1 IT-Security
5.2 Datenpflege
5.3 Datensicherheit
5.4 Datenrecht
6. Telearbeit
Protokollführung
1. Protokollerstellung
1.1 Protokollrahmen
1.2 Protokollstilistik
1.3 Protokollarten
2. Protokollauswertung
Textformulierung
1. Stilistik
1.1 Stilmittel
1.2 Fachbegriffe und Fremdwörter
2. DIN-Normen
3. Textarten
3.1 Aktennotizen
3.2 Gesprächsnotizen
3.3 Geschäftsbriefe
3.4 Elektronischer Schriftverkehr
3.5 Schreiben zu besonderen Anlässen
Prüfungszulassungsvoraussetzungen:
keine